A DMS Services összehangolja dokumentumkezelő rendszerét a piacon fellelhető legelterjedtebb és legmodernebb kiegészítő megoldásokkal. Így még közelebb kerülhet a papírmentes üzemmódhoz.

Ahogy a papíralapú, úgy az elektronikus ügyintézésben is nagy jelentősége van a dokumentumok hitelességének. Ezt hiteles elektronikus aláírással lehet garantálni, jogszabályi követelmények mentén kialakított, speciális kódolással. Ilyenek a Netlock és a Microsec termékei, melyek a tanúsított DMS rendszerekkel is hatékonyan együttműködnek. Időnként minden ellentétes törekvés ellenére is megjelenik a papír az e-ügyintézés során. Ezeket a helyzeteket az Abby megoldása segít áthidalni.

Netlock:

A Netlock megoldása alkalmas arra, hogy az elektronikus dokumentumokat a 910/2014/EU eIDAS-rendeletnek és a 2015. évi CCXXII. törvény előírásainak megfelelően kiadott tanúsítványok használatával elektronikus aláírással, elektronikus bélyegzővel, valamint minősített időbélyeggel és visszavonási információval lássa el. Az ilyen elektronikus dokumentum a magyar jogrend szerint teljes bizonyító erővel rendelkezik.

A Netlock továbbá képes a hitelesített dokumentumok ellenőrzésére, tömeges elektronikus aláírásra és bélyegzésre, időbélyegzésre, többfajta aláírás-formátumot kezel (ETSI Baseline, XAdES, PAdES, CAdES, Asic). 

A Netlock megoldásainak használatához a leendő partnereknek igényelni kell a tanúsítványt a szolgáltató oldalán. Szervezeti és kliens tanúsítványok használata is lehetséges. Az igénylés után következik a szoftvertelepítés, majd az aláíró szoftver összeillesztése az iratkezelő rendszerrel.

Az elektronikus aláírásra a kiadmányozás szakaszában kerül sor, az aláírásra alkalmas szerver ellátja az aláírandó dokumentumot/dokumentumokat a megfelelő kódokkal, amelyek így hitelesített dokumentumnak minősülnek és kiküldhetők az iratkezelő szoftverből.

Microsec:

A Microsec Zrt. Magyarországon vezető az elektronikus aláírások piacán. Megoldása az e-Szignó, amely minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel látja el az elektronikus dokumentumokat. Az ilyen dokumentum teljes bizonyító erejű okiratnak minősül. Az e-Szignó szolgáltatás is megfelel a hazai és nemzetközi jogszabályi követelményeknek. 

A Microsec tanúsítvány használatához egy igénylési eljárás elindítása szükséges. A megvásárolt tanúsítvány és a telepített szoftver birtokában beállítható az iratkezelő szoftverben történő integrált használat.

Ezután minden elektronikus dokumentum kiadmányozásánál a felhasználó választhat, hogy ellátja-e elektronikus aláírással a dokumentumot vagy sem. Amennyiben a dokumentumra elektronikus aláírás kerül, ki kell választani a megfelelő aláírás típust (szervezeti vagy kliens, esetleg szervezet-kliens aláírás). Az aláírás kiválasztása után (biztonságos hálózati kommunikáció segítségével) az aláírandó dokumentumot/dokumentumokat egy aláírószerver hitelesíti. A folyamat végén előáll a hiteles elektronikus aláírással rendelkező elektronikus dokumentum.

Abby:

Az Abby OCR és a DMS rendszerek közös használata segít visszaszorítani a papírhasználatot. Lehetővé teszi a papíron beérkező dokumentumok, vagy korábban keletkezett papíralapú dokumentumok vonalkódos szkennelését. A dokumentumon szereplő vonalkód és a DMS rendszerben rögzített vonalkód azonosító használatával a beszkennelt dokumentum képe a megfelelő helyre kerül, sőt a dokumentumképen szereplő gépelt szöveg kereshetővé válik az dokumentumkezelő szoftver felületéről.

Az Abby OCR segítségével tehát az alszámok és a kezelt dokumentumok összekapcsolása érezhetően felgyorsul és egyszerűsödik.

Mindez azért fontos, mert hiába az elektronikus ügyintézés térnyerése, a szervezetek, cégek, intézmények egyelőre nem tudtak teljesen átállni a papírmentes ügyintézésre és ügykezelésre. Ennek az az oka, hogy egyes szervezetek és személyek továbbra is preferálják a papíralapú ügyintézést. Továbbá a korábban felhalmozódott papíralapú dokumentumok digitalizálását is meg kell valósítani.

Ha minden iratot digitalizál és a hitelesítést is elektronikus úton végzi, sokkal gyorsabb és fenntarthatóbb működést érhet el.

A DMS Services törekszik arra, hogy az iratkezelő rendszerei ahogyan most, úgy a jövőben is az e-ügyintézés operációs rendszereiként működhessenek. A DMS központi szoftverként naprakészen integrálja az összes olyan szolgáltatást és megoldást, ami ezt lehetővé teszi.