Az iratkezelő szoftverinek bevezetése mellé oktatást is biztosítunk, hogy az alkalmazás használatba vétele zökkenőmentes legyen.
Az iratkezelő rendszer felülete felhasználóbarát és könnyen átlátható, így munkatársai az oktatás során könnyen elsajátíthatják a szoftver készségszintű használatát. A rendszer alkalmazása nem igényel speciális szaktudást, az alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendőek.
Bevezetési módszertanunk szerint a rendszer telepítését és testreszabását követően megkezdődik a felhasználók oktatása. A rendszer használatának elsajátítása történhet géptermi oktatások keretében, valamint online oktatási portálunk felületén is.
Iratkezelési szerepkörök szerinti géptermi oktatások
A helyszíni oktatások keretében iratkezelési szerepkörök szerint zajlik a felhasználók elméleti és a gyakorlati képzése, valamint a vizsga is. Így biztosítjuk, hogy mindenki a szerepkörének megfelelő oktatásban részesüljön, valamint az iratkezelő szoftver szerinti feladatkörének megfelelő témában vizsgázzon. A géptermi oktatások ideális létszáma egyszerre 10-15 fő, ennél magasabb létszám esetén a hatékonyság csökkenhet.
Kulcsfelhasználók: A kulcsfelhasználói oktatás az iratkezelésben legaktívabban résztvevő, az iktatási és iratkezelési pontokon dolgozó felhasználóknak szóló oktatás. Célja, hogy a kulcsfelhasználók mélyebb ismeretekkel rendelkezzenek a szoftver és az iratkezelési folyamatok működésével kapcsolatban annak érdekében, hogy az ügyintézőknek elsődleges segítséget nyújthassanak a szoftver használatához.
Ügyintézők: A felhasználói vagy ügyintézői oktatások célja a mindennapi munkavégzéshez szükséges szoftverhasználati ismeretek elsajátítása. Az ügyintézői oktatáson a kulcsfelhasználói oktatáshoz képest kevesebb szoftverfunkció kerül ismertetésre, ezek ugyanakkor részletesebben, gyakorlati példákon keresztül kerülnek bemutatásra.
Rendszeradminisztrátorok: A rendszeradminisztrátorok az oktatás során bővebb információkat kapnak a szoftver „háttér” működéséről, az adminisztrációs menüpontok használatáról, megtanulják továbbá, hogyan korrigálhatják a hibás rögzítésből, vagy helytelen használatból eredő iktatási problémákat.
Azért, hogy a felhasználók oktatása sikeresen, az elvárásoknak megfelelően záruljon, a képzést megelőzően oktatási terv készül, melyet ügyfeleink igényei indukálnak. Az oktatási terv tartalmazza oktatás pontos ütemezését, az oktatáshoz használt segédanyagokat, vizsgázási lehetőségeket, illetve az oktatáshoz szükséges egyéb feltételeket, továbbá az oktatási tematikákat, és az egyes oktatási csoportok pontos időbeosztását. Az oktatási tervben leírtakat követve csoportos géptermi oktatásban vesznek részt az egyes felhasználói csoportok, amelynek célja a DMS One iratkezelő rendszer alapvető funkcióinak és használatának elsajátítása.
Iratkezelő szoftvereink használatát elsajátító alap oktatási tevékenységeink során igyekszünk ügyfélre szabott oktatási tervet és tematikát kialakítani. Egyedi ügyféligények alapján ezen felül természetesen további eszközök, segédanyagok is rendelkezésre állnak.