Szoftverbevezetési módszertanunk több mint 10 éve 100 %-on működik, minden tervezett projektünk megvalósult, zökkenőmentes használatbavételt biztosítva partnereinknek.
Ismerje meg a bevezetési folyamat lépéseit!
Projektnyitó
Az ügyféllel szervezett személyes találkozó, ahol pontosítjuk a projektet és felmérjük a jelenleg használt informatikai infrastruktúrát.
Iratkezelési felmérés
Megvizsgáljuk az iratkezelési szokásokat és szabályokat, hogy a legmegfelelőbb dokumentumkezelő rendszert ajánlhassuk.
Telepítés
Távolról vagy a helyszínen végezzük el az iratkezelő szoftver telepítését az ügyfél által kijelölt infrastruktúrára.
Testreszabás
A dokumentumkezelő rendszer testreszabása, paraméterezése, a szoftver rögzítési felületeinek kialakítása nagyon fontos.
Oktatás
Az oktatási terv elfogadása után szerepkörök szerint kezdődik először az online, majd a géptermi oktatás.
Pilot üzem
Az időszak célja, hogy az ügyfél a szoftverben elvégezze az éles feladatait, miközben választ kap a kérdéseire és fény derül az esetleges hibákra is.
Éles üzem
A sikeres pilot zárást követően élesíthető az ügyfél dokumentumkezelő szoftvere, szükség esetén azonban további, gyártói támogatásra is van lehetőség.
A sikerhez nem elég egy jó szoftver, be is kell azt vezetni. Az eredményes bevezetéshez kell egy bevált módszertan és több felkészült dokumentumkezelési tanácsadó. Csak így alakíthatók ki az optimális iratkezelési folyamatok és válhat az iratkezelő szoftver a szervezet legfőbb segítőtársává.
Felkészült irat- és dokumentumkezelési tanácsadó kollégáink gyakran már az értékesítési fázisban bekapcsolódnak a projektbe: iratkezelési auditunk során megismerik az ügyféligényeket és az értékesítő kollégákkal együtt tesznek javaslatot az optimális dokumentumkezelési folyamatok kialakítására.
Több ezer szoftverbevezetéssel a hátunk mögött kiemelkedő iratkezelési és IT szakmai kompetenciákkal rendelkezünk. Jelentős referenciaállományunknak köszönhetően a legkülönfélébb területeken dolgozó szervezeteknél vezettünk már be dokumentumkezelő rendszert. Szinte biztos, hogy szakembereink találkoztak már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön szervezete életét is nehezíti.
A sikeres bevezetéshez 3 eltérő szerepkörű szakembert biztosítunk. A projektvezető feladata a bevezetési projekt megvalósulásának felügyelete, a határidők ellenőrzése, betartatása, valamint az ügyféllel történő kapcsolattartás. A Document Management Expert (DME) végzi a projekt kivitelezési feladatait. Többek között a szakmai tanácsadást, a szervezet iratkezelési folyamatainak optimalizálását és a dokumentumkezelő rendszer testreszabását. A projektet egy ún. Document Management Analyst (DMA) szakember is segíti, aki a háttérmunkát, az adminisztrációt, a folyamatos dokumentációt és riportolást biztosítja a bevezető csapat számára.