A működést támogató üzleti és egyéb szakrendszerek hatékony használatához gördülékeny iratkezelési közreműködésre van szükség. Ez az igény hívta életre a dokumentumkezelő szoftverekkel történő integrációt.
A DMS dokumentumkezelő rendszereit már több mint 50 különböző rendszerrel integrálták. A DMS Services-nél rendelkezésre áll ez a tapasztalat. Több éves, kiforrott partnerkapcsolatban vagyunk a legtöbb szakrendszer szállítójával. Ez még egyszerűbbé teszi a rendszerek összehangolását és a felmerülő speciális igények kezelését.
A vállalat, intézmény részlegei, osztályai más-más, az adott területre fejlesztett szakrendszerrel támogatják a napi munkavégzést. Közfeladatot ellátó szervezetek esetén ezek lehetnek különféle SZEÜSZ-ök, mint például a Hivatali Kapu, a Rendelkezési Nyilvántartás vagy a postai SZEÜSZ, de adó szakrendszerekkel, ügyviteli és gazdálkodási szoftverekkel is gyakori igény az integráció. Míg vállalatok esetében inkább az üzleti folyamatok támogatása a cél, így elsősorban vállalatirányítási rendszerekkel, pénzügyi, minőségbiztosítási és logisztikai szoftverekkel, ügyféladatbázis-kezelő (CRM) és HR alkalmazásokkal szükséges integrálódni.
Integráció nélkül gyakori hiba a dupla adatrögzítés vagy az adatbázis redundancia. A szervezet iratkezelését és az adott szakterület együttműködését úgy lehet a legjobban támogatni, ha az adott területet segítő rendszerek és a dokumentum menedzsment rendszer egymással integráltan működnek, azaz megvalósul az egyes rendszerek között a szoftverintegráció.
Iratkezelési mindennapok rendszerintegrációval:
Nem kell elvégeznie kétszer ugyanazt a munkát, ha jobban kihasználja rendszereit! Az adatszinkronizációnak köszönhetően pl. a szakrendszer számára azonnal elérhető a dokumentumkezelő szoftverben rögzített információ, és fordítva. Spóroljon a kattintásokkal! A dokumentumkezelő rendszerbe való belépés nélkül is megnyithatja a szükséges dokumentum képét. Felejtse el a programok közötti váltást, a ki- és belépdelést és használja a szakrendszer felületén megjelenő dokumentumkezelő modult! A dokumentumkezelő rendszer a külső rendszerek egyedi azonosítóit is nyilvántartja, sőt az ügyfél igénye szerint meghatározott speciális információkat is kezeli a szakrendszer felé.
A szoftverintegráció lehet egyirányú és kétirányú kapcsolat is, ezt mindig a szervezet igényei és a munkafolyamatok jellege szabja meg. Míg egyirányú adatkapcsolat esetén csak az egyik rendszerben rögzíthetők változások és az adatok szinkronizálásra kerülnek a másik rendszerbe, addig kétirányú kapcsolat esetén az adatszinkronizálás oda-vissza történik.
Melyek az iratkezelőbe integrálható megoldások és rendszerek?
* postai SZEÜSZ * KÉR * Forrás * EcoSTAT * ÉTDR * SAP * LIBRA * Navision * sERPa * Microsec * Netlock * AVDH DHSZ * Microsoft Office *