A közérdeket szolgáló tevékenységek szabályozása elengedhetetlen. Ilyen terület a közigazgatás iratkezelése is, a jogszabálykövetésben pedig nem lehet kompromisszum.
A DMS Services iratkezelési auditon keresztül meggyőződhet arról, hogy a szervezeténél megvalósuló ügyiratkezelés mindenben megfelel a jogszabályi előírásoknak. Ezen túl best practice-re épülő gyakorlati megoldásokra is tanácsot adunk, hogy a jogszerűség mellett a hatékonyság is érvényesüljön.
Az irat a szervezeti működés fundamentuma. Az ügyek iratokon keresztül ragadhatók meg, az ügyindítás, az ügyintézés állomásai majd a zárás is valamilyen iratban jelenik meg. A sok irattal dolgozó szervezetek napi működését számos ügytípus és többféle, összetett folyamat bonyolítja. Ez egy nagyméretű, területileg tagolt, mégis centralizáltan működő intézmény esetében nehézségeket okoz. A közfeladatot ellátó szerveknek ráadásul szigorú jogszabályi előírásoknak kell megfelelniük.
Az 1995. évi LXVI. törvény és a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a szabja meg az iratkezeléssel kapcsolatos követelményeket. Pl.:
- A törvényben és a kormányrendeletben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait iratkezelési szabályzatban kell rögzíteni.
- Az iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell.
- Gondoskodni kell az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről.
- Biztosítani kell az iratkezelési segédeszközöket és szoftvereket.
- Az illetéktelen hozzáférést meg kell akadályozni mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozók esetében.
- Az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattárat kell kialakítani és működtetni.
Egy tanúsított iratkezelő rendszer használata önmagában nem eredményez teljeskörű jogszabályi megfelelést, hiszen a szoftvertől független iratkezelési folyamatokban és módszerekben lehetnek hibák. Egy állami számvevőszéki, iratkezelési felügyeleti vagy levéltári ellenőrzés képes rámutatni a legapróbb szabálytalanságra is, ami komoly következményekkel járhat. A DMS Services iratkezelési auditon keresztül viszont meggyőződhet arról, hogy a szervezeténél megvalósuló ügyiratkezelés mindenben megfelel a jogszabályi előírásoknak.
Mi történik az Iratkezelési Audit során?
Előzetesen egyeztetjük Önnel az Audit ütemezését és kapcsolattartóit. Feltérképezzük a szervezet felépítését és működési folyamatait. Információkat gyűjtünk az ott zajló, iratkezeléssel járó munkáról. Az információszerzést helyszíni vizsgálatok kísérik, melyek során végigkövetjük a dokumentumok életútját és felmérjük a műszaki, technológiai hátteret is. Végül kiértékeljük az információkat és a tapasztalatokat.
Az iratkezelési audit az ügyfél részéről kevés ráfordítást igényel, az eredmény gyors, hiszen kiforrott interjúztatásra és módszertanra épül. Jó alapja lehet egy későbbi, e-ügyintézési auditnak.
Tanácsot adunk best practice-ekre épülő gyakorlati megoldásokra is, hogy ne csak jogszerű, de hatékony is legyen a szervezeti működés. A DMS Services szakemberei több mint 15 év alatt több ezer intézménynél szerezték meg az ehhez szükséges tapasztalatokat.
Az Audit során különös figyelmet fordítunk az alábbi kérdésekre:
Szabályzat
- Van-e iratkezelési szabályzat a szervezetnél?
- Az előírások szerint adták-e ki a szabályzatot, gondoskodnak-e a rendszeres aktualizálásáról?
- A tartalmi követelmények szerint készült-e ez az iratkezelési szabályzat, szerepelnek-e benne az iratkezelés fő szakaszai?
- Összhangban van-e az iratkezelési szabályzat és a gyakorlatban megvalósuló iratkezelés?
Működés
- Az iratkezelés a központi jogszabályok szerint történik-e?
- Megfelelően működnek-e a szervezet irattárai?
- Az iratkezelő szoftver rendelkezik-e a kötelező tanúsítványokkal, és a belső leírásokkal összhangban funkcionál-e?